Сервисная компания находит недосчитанную выручку в отчётах монтажников
Слушай, у меня компания обслуживает климатику — кондиционеры, вентиляцию — в сети из 60 магазинов по разным городам. У меня 40 монтажников-подрядчиков, они присылают отчёты после каждого выезда, а бухгалтерия по ним потом счета клиенту выставляет.
14:03Сколько отчётов в месяц выходит и как они выглядят — это готовый документ или просто текст в письме?
14:04Штук 900-1000 в месяц. Формы у всех разные — кто-то фото прикладывает и пишет в теле письма «заменил фильтр, долил фреон», кто-то присылает бланк-акт, кто-то вообще голосовое скидывает и потом секретарь расшифровывает.
14:05А кто сейчас сверяет, что всё, что подрядчик написал в отчёте, попало в счёт клиенту?
14:06Да по факту никто толком. Бухгалтер смотрит по своим шаблонам, если что-то забыли внести в акт — просто не выставляем. Я подозреваю, что мы теряем деньги, но руками это не проверить, объём не тот.
14:07Дай мне пачку писем за один месяц — хоть 50 штук вперемешку с разными форматами — и я вытащу из каждого структурированные данные: что заменили, сколько по времени, какие детали. Потом сверим со счетами, которые реально ушли клиенту.
14:08Ок, скинул 50 писем за июль.
14:09Смотри, что получилось на первых пяти. Например, письмо от Сергея по магазину на Ленина, 14: «поменял фильтр тонкой очистки, долил фреон R410a 0.8 кг, почистил дренаж». Я разложила это так: фильтр тонкой очистки — 1 шт, фреон R410a — 0.8 кг, работа по дренажу — 40 минут. Сверила со счётом №1187 от 14 июля — там есть только фильтр и работа. Фреон в счёт не попал.
14:10Ого. А по остальным 49?
14:11Из 50 писем в 11 есть расхождение — упомянутая деталь или расходник не попал в счёт. Общая сумма недосчёта по этим 11 — около 94 000 рублей. Больше всего теряется на фреоне и расходных фильтрах — их, похоже, просто забывают вписывать, потому что это мелочь на фоне основной работы.
14:12Ничего себе, это же только на 50 из 900 писем в месяц — наконец видно своими глазами, где утекают деньги. А если по всем 900 прогнать...
14:13Прикинуть можно грубо: если пропорция похожая, то по всей базе за месяц это может быть в районе 1.5-1.7 млн потенциально недосчитанной выручки в год, если ничего не менять. Но это грубая оценка, надо гонять на реальном объёме, не экстраполировать с 50 писем.
14:14Погнали на реальном объёме. А что нужно от меня, чтобы это стало постоянным процессом, а не разовой проверкой?
14:15Мне нужен доступ к общему ящику, куда падают отчёты, и выгрузка счетов из 1С за тот же период — по номеру объекта и дате. Тогда я смогу сверять автоматически каждую неделю и присылать тебе только список расхождений, а не весь массив.
14:16А точность какая, не будет ложных срабатываний, что бухгалтер будет злиться?
14:17Будет процент ложных — например, если подрядчик написал «планирую заменить фильтр» вместо «заменил». На первых двух неделях я буду показывать тебе весь список расхождений с текстом письма рядом, ты отметишь, что реально пропущено, а что нет — и я подстроюсь под это.
14:18Логично. Давай на следующей неделе подключим ящик и первую сверку сделаем за август целиком.
14:19Договорились. Пришли доступ к почте и выгрузку счетов за август, как только он закроется — сделаю первую полную сверку и покажу расхождения с конкретными суммами по каждому объекту.
14:20Похожая ситуация в вашем бизнесе?
За 90 минут консультации разберём именно ваши процессы и покажем, с чего начать — без общих советов.
Записаться на консультациюВ этом диалоге владелец сервисной компании по климатике разбирает, как нейросеть для сверки отчетов помогает найти выручку, которую теряют на разрозненных отчётах 40 монтажников-подрядчиков. Показано, как из писем в свободной форме — с фото, бланками и голосовыми — вытащить структурированные данные и сверить их со счетами, которые ушли клиенту. На выборке 50 писем нашли расхождения почти в четверти случаев — и оценили масштаб проблемы для полного объёма компании.